とにかく短く書く

 

文字サイズは4段階までにする

 

7行以内に一段落をおく

 

見出しを付ける

 

肯定文を使う

 

1項目3分以内で読めるようにする










読みやすい文章の書き方


とにかく短く書く

 

文章は短く書く。これに尽きます。
短くすることで、力強く、読みやすい文章になります。
また、誤字脱字や接続詞の誤りなどのミスも減り、いいことだらけです。


私は、文書を短くするために3つのことを意識します。

1、すぐに「。」を打つ。
「、」でつなぐような文章は書かないようにします。

2、1文に1つの意味しか与えない。
1文内で書くことは1つのことで十分です。それ以上書く必要はありません。

3、1文は長くても60文字以内と制限をかける。
1分は長くても60文字以内に納まるように努めます。それ以上長くなると、読みづらくなるからです。


以上のことに意識すれば、文章を短く書くことができます。



余白を活かす

用紙いっぱいに文章が書かれていると、見ただけで読む気が失せてしまいます。
せっかく書いた文章も、読まれなければ意味がありません。
そんなとき、大切になるのは余白です。
余白を多く取ることで、文章は読みやすくなるのです


私は、A4用紙であれば上下30センチ、左右25センチは余白を取りようにしています。
余白を広げたためにページが増えそうになれば、編集して文章を減らす努力をします。

文章を書く上で大切なのは、まず読んでもらうことです。
何が書かれているのかはその後の話です。
余白を大きくするだけで、読まれない文章が読まれる文章へと変わるのです。



文字サイズは4段階までにする

紙媒体で使用する文字のサイズは3段階が基本です。
多くても4段階までです。
5段階以上になると、何を強調したいのか分からなくなります。

また、文字の大きさは対象者によって変えます。
年配者が多ければ、文字サイズを大きめにします。
読者に応じて、文字サイズを変えるのも大切な配慮です。

 

参考に私が使うサイズをご紹介します。 (wordの場合の数値)

大見出し・・・24〜
小見出し・・・・・・16〜18
本 文・・・・・・・・11~12



文字の色は3色までにする

文章は、白紙に黒文字が一番読みやすいです。
そのため、基本は黒文字で文章を書くようにします。
そのほかの強調したい部分は、赤や青などの他色を使います。

また、注意点としては文章に使用する色は3色までにすることです。
4色使用すると、ごちゃごちゃしてしまい、かえって読みづらくなります。
5色以上になると、目がチカチカしてきます。
色は3色まで。これを基本に文章を書くようにしてください。



7行以内に一段落をおく


改行がない文章は圧迫感を感じます。 
当然「読みやすそう」とは思ってもらえません。 

7行以内に改行すると、文章は読みやすくなります。 
長くても9行以内に改行しておきます。

改行とは、話の区切りです。 
7行以内で一区切りできないものは、余計な文を書いている可能性があります。 
できるだけ7行で区切れる文章を書きましょう。 
改行があるだけで、文章は読みやすくなるのです。




写真やイラストを使用する

文字だらけの資料だと、読む気になりません。
ページを開いただけで、読む気が失せてしまいます。
「読みにくそう」と直感的に思われたものは読まれません。

そうならないためにも、写真やイラストを使うようにします。
写真やイラストなどが1枚入るだけで、ずいぶんと読みやすくなるのです。


私は仕事柄、多くのセールスレターを添削します。
「反応が取れないのですが」と相談されるセールスレターの多くは、文字ばかりで、写真やイラストがほとんどありません。それも数枚に渡ります。
何が書かれているか以前に、お客様に読まれていません。
そのため、反応が取れないのです。

写真、イラスト、漫画、図、グラフを使用するだけで反応率は改善します。

何をどう書くかの前に、読まれることが重要です。
読まれるためには、文字以外で引き付ける必要があるのです。



見出しを付ける

見出しのない販促物は、まず読まれません。
企画書でも、社内資料でも同じことです。
見出しがないものは、読む気にならないからです。

見出しがなくても、書かれていることは同じです。
しかし、見出しや小見出しがあることで、文章はずっと読みやすくなります。 また、うまい見出しであれば興味を誘います。
結果、精読率に大きな影響を与えるのです。


見出しには書き手の熱意が表れます。
見出しを付けない人は、読ませる気がありません。
読ませたいと真剣に考える人は、どう見出しを書こうか、どう見出しを目立たせるようかと、何時間も考えます。
見出しの出し方を見れば、どれだけ熱意を込めて書いたのかが分かるのです。



読み手に伝わる言葉を使う

作家、瀬戸内寂聴さんはこう言っています。
「文章というのは、むずしいことを知っていても、やさしい言葉で相手にわかるように書かなければいけないんです」
これは、どんな文章にも通じます。

まず気をつけることは、専門用語と漢字です。
業界の専門用語を、お客様も知っているとは限りません。
お客様に宛てた文章の中に、1単語でも分からない言葉が出てくれば、その時点で読まれなくなります。
たとえ最後まで読んだとしても、「分かった」という気持ちにはなりません。
書き手は、お客様に分からない専門用語はできるだけ使わないようにします。


続いて漢字です。
漢字の配慮もしなくてはいけません。
専門用語と同じように、読めない漢字が出てきた時点で理解できなくなります。
また、漢字ばかり続く文章も、難しそうに感じてしまい読まれません。
小学5年生でも読める漢字で文章を書くようにします。
こうした小さな配慮が、読みやすい文章を書く上で大切になるのです。



肯定文を使う

文章には、肯定文と否定文の書き方があります。
同じ意味でも、「〜してください」「〜してはいけません」では受ける印象が違います。
たとえば、今回のタイトル「肯定分を使う」は「否定文を使わない」と、書くことも可能です。
私は、肯定文、否定文のどちらでもいい場合は、肯定文で書くようにします。
肯定的に書かれているほうが、読んでいて気分がいいからです。


肯定文を使う理由は、それだけではありません。
何をすれば良いのかを、的確に伝えられるからです。
たとえば、「〜をしてはいけない」と書かれていれば、してはいけないことは分かりますが、して良いことが分かりません。
「〜をしてください」は、何をしたら良いのかが分かります。
肯定文だと、少ない説明で書き手の意図が伝えられます。


必ずしも、すべてを肯定文にする必要はありません。
あえて否定文にしなくてはいけない場面もあります。
どちらでも構わないときは、肯定文で書くほうが、読者への印象が良く、文章もより伝わります。




四角で囲んで目立たせる

強調したい文章は、太文字にしたり、赤色にしたりします。
それ以外に、四角で囲む方法があります。
強調したい文章が数行にわたる場合に便利です。

四角で囲むことで、自然と目立つようになり、読者にも、強調部分なのだと伝えられます。

また、見出し部分にも使うことができます。

小ネタですが、使える技です。




1項目3分以内で読めるようにする

説得力のない上司は、話が長いです。
話の時間が長くなるほど、誰も聞かなくなりますし、内容を覚えていません。
いい気分になっているのは、話をしている本人だけです。


文章でも同じです。
1つの事柄を伝えるのに長々と書いていたら、伝わらなくなります。
人に1つの事柄を伝えるのに、適切な時間は1分。長くても3分が限度です。
3分間を文字数に直せば、大体800〜1200文字です。
書き手が自分の文章に酔えば酔うほど、文章は長くなります。
読者も、読んでいるようでも頭や心には残りません。


短い文章ほど、心に響きます。
このサイトの一つひとつの項目も、1分以内で読めるように書いています。
大切なことだから、伝えたいことだから、短く書いているのです。




語尾を変化させる

文章を書いていて気を使うのが語尾です。
特に「です・ます」調で文章を書いていると、同じ語尾が続くことがあります。
同じ語尾が3回以上続くと、だらしなく感じます。
「です・ます」調は以下の5ほどしか、変化がつけられません。
「〜です」「〜なのです」「〜しょう」「〜ます」「〜せん」「〜ください」


「だ・である」調であれば、語尾に苦労することはありません。
色々な止め方ができます。
「〜だ」「〜なのだ」「〜である」「と言える」「〜思う」「〜だった」「体言止め」です。

ほかでも書きましたが、「だ・である」調は、「です・ます」調に比べ、書きやすい文体なのです。

語尾にまで気を配れるようになれば、文章が上達している証拠です。
細部にまで、気を使えるようになりましょう。